Pengertian Manajemen Perkantoran Fungsi Tujuan
Sarana Fasilitas Kerja Perkantoran
Pengertian
Manajemen Perkantoran - Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan
pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratus, sistematik dan
terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai
keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata
usaha, sering disebut dengan istilah office work atau clericalwork. Yang harus
diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau
pengelolaan terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran.
(Office Management).
Manajemen perkantoran dapat
dikatakan sebagai kekuatan yang tidak terlihat (tidak terwujud) yang
merencanakan, mengorganisasi dan mengkoordinasikan manusia, uang, metode,
material, mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan
dan megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan, serta tujuan organisasi
tercapai.
Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran
1. Aktivitas Kantor
Aktivitas manajemen kantor sangat
luas dan antara berbagai bentuk badan usaha tidak sama. Hal ini dipengaruhi
oleh luasnya tujuan dari masing-masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang
akan dicapai, semakin luas pula aktivitas manajemen perkantorannya, disamping
dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang hendak dicapai. Aktivitas manajemen
kantor juga dipengaruhi oleh belu adanya suatu keseragaman dan kesepakatan
antara para ahli, tentang aktivitas apa saja yang harus menjadi fungsi seorang
manajer kantor.
Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitas- aktivitas yang
berhubungan dengan.
Ø
Perencanaan
perkantoran (Office Planning)
Ø
Pengorganisasian
perkantoran (Office Organizing)
Ø
Pengawasan
perkantoran (Office Controling)
A. Perencanaan Perkantoran (Office
Planning), meliputi perencanaan tentang:
Perencanaan gedung,
yang meliputi: letak gedung dan bentuk gedung
Ø
Tata suara
Ø
Tata warna
Ø
Tata ruang
kantor
Ø
Ventilasi
Ø
Penerangan/cahaya
Ø
Metode-metode
dan standarisasi pekerjaan kantor
Ø
Perlengkapan
perabotan kantor dan peralatan kantor
Ø
Anggaran
(Budgeting) perkantoran
B. Pengorganisasian Perkantoran (Office
Organizing)
Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi suatu organisasi serta
orang atau
pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tsb.
C. Pengawasan Perkantoran
Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:
Ø
Kualitas
pekerjaan kantor
Ø
Waktu
pekerjaan kantor
Ø
Metode-metode
dan standarisasi pekerjaan kantor.
Ø
Biaya
perkantoran
Ø
Alat
perlengkapan dan perabotan kantor
Ø
Pelayanan
kantor
Pengawasan
dokumentasi.
2. Sarana/Fasilitas Kerja Perkantoran
Sebagaimana telah diuraikan dimuka, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam
suatu bangunan, dimana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan
aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya.
Berdasarkan pengertian di atas, apabila dikembangkan menjadi perkantoran
berarti yang dimaksud di sini adalah “kantor beserta semua sarana yang saling
terkait di dalamnya”, yaitu:
A. Lokasi
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain:
Ø
Faktor
lingkungan tetangga.
Ø
Faktor
dekat.
Ø
Faktor
harga.
Ø
Faktor
dekat labour market.
Ø
Faktor
jalan keluar masuk pegawai.
Ø
Faktor
keamanan.
Ø
B. Gedung
Dapat memberikan
fasilitas.
·
Menjamin
kesehatan
·
Berkesan
yang baik.
·
Fleksibel.
·
Keseimbangan
biaya keuntungan.
C. Peralatan
Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:
Perabotan kantor
(office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dsb yang terbuat dari
kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap
kantor, khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat
administratife.
Bekal kantor
(office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus dan
peralatan habis pakai lainnya.
D. Interior
Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang
kantor adalah: ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor.
E. Mesin-mesin Kantor
Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesin- mesin kantor yang
akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan
kebutuhan kantor.
3. Tujuan
Manajemen Perkantoran
Dalam proses manajemen, sasaran yang dituju adalah tercapainya tujuan secara
efisien. Yang dimaksud efisien disini adalah memenuhi persyaratan baik ditinjau
dari segi ekonomis, teknis, dan psikologis.
Ekonomis. Bukan berarti murah dari segi biaya, tetapi pantas dan sesuai.
Misalnya kita pergi memancing ikan dengan tujuan mendapatkan ikan kakap. Agar
biaya murah kita gunakan cacing untuk umpan (bahkan tanpa biaya). Hal hasil
tujuan mendapatkan ikan kakap tidak pernah tercapai, bahkan kita sudah rugi
waktu dan tenaga.
Teknis. Dalam arti
berdaya guna atau bermanfaat.Psikologis. Dalam arti terdapat kepuasan.
Tujuan dapat dicapai, tetapi apabila
dalam mencapai tujuan itu tidak sesuai denga perencanaan. Dan dalam proses
kegiatannya menimbulkan pemborosan-pemborosan, maka hal tersebut perlu
dihindari untuk mencetak hal-hal seperti di atas, maka sumber- sumber daya
(resources) yang akan dimanfaatkan. Dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya
dikelola dengan menerapkan fungsi- fungsi manajemen. Sumber-sumber daya
dimaksud terdiri dari manusia, uang, mesin-mesin, material, metode, dan pasar.
Berdasarkan kajian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan manajemen
perkantoran antara lain:
Berikan semua
keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna pelaksanaan. Tugas
organisasi secara efisien.
- Memberikan catatan
dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai
- Membantu
organisasi/perusahaan, memelihara serta memenuhi kebutuhannya.
- Memberikan
pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara efektif kepada
para langganan atau mitra kerja.
- Membuat catatan
secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat), akurat, dan dapat
dipertanggungjawabkan.
Fungsi Manajemen Perkantoran
Kantor sebagai pusat konsentrasi
dalam melaksanakan aktivitas organisasi, didalamnya terhadap manusia, uang,
material, metode, dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya
tersebut diperuntukkan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan,
dan penyaluran informasi agar hasil pekerjaan kantor tersebut dapat tercapai
tujuan, yaitu tersedianya informasi yang siap pakai, maka hendaklah diterapkan.
Fungsi-fungsi manajemen terhadap sumber daya tersebut.
Manajemen kantor berarti suatu
pengelolaan data dan informasi tertulis yang dilakukan secra teratur,
sistematis dan terus menerus mengikuti kegiatan organisasi, dengan tujuan untuk
membentuk keberhasilan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian fungsi
manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya, di mana
pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor.
Fungsi Manajemen Yang Diterapkan Pada Kantor
1. Perencanaan
Kegiatan pertama dari pimpinan
organisasi/kantor adalah menyusun perencanaan. Yaitu keseluruhan proses
pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-kegiatan yang akan
dikerjakan di masa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah
ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud, perlu ditentukan cara mana yang
harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi.
Perencanaan terhadap sumber daya
manajemen perkantoran perlu benar-benar dirumuskan agar sesuai dengan
kebutuhan. Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan dan keahlian yang diharapkan,
demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan peralatan, tata ruang kantor
biaya dan sarana penunjang lainnya, agar tercipta tata hubungan yang efisien.
2. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah keseluruhan
proses pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan
wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakkan sebagai
suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah
ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagai tugas pimpinan,
sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses manajemen perkantoran.
3. Penggerakan
Penggerakan adalah keseluruhan proses
memberikan mo- tif bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan
ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Rencana yang telah dirumuskan harus
dilaksanakan oleh orang-orang (para pegawai) yang terkait dalam suatu kerja
sama. Untuk maksud tersebut, para pegawai perlu dirangsang untuk bekerja
menurut petunjuk/sistem yang telah digariskan sehingga memerlukan penggerakan. Dalam rangka penggerakan tersebut, maka
kegiatan yang perlu dilakukan oleh pimpinan, antara lain:
Ø
Mendorong
atau memberi semangat kerja
Ø
Memberi
pengarahan dan bimbingan kepada seluruh pegawai.
Ø
Bertindak
sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap pelaksanaan tugas
organisasi.
4. Pengawasan
Pengawasan yaitu proses pengamatan
dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang
sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan objek pengawasan
dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:
Ø
Kualitas
pekerjaan kantor
Ø
Waktu
pekerjaan kantor
Ø
Metode-metode
dan standardisasi pekerjaan kantor
Ø
Biaya
perkantoran
Ø
Alat
peralatan dan perabotan kantor
Ø
Pelayanan
kantor
Ø
Dokumentasi.
