Ruang Lingkup Manajemen Personalia

Ruang Lingkup Manajemen Personalia

Menurut Prof. Edwin B. Filippo, manajemen personalia adalah “perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi, dan masyarakat “.

Menurut Hani Handoko, manajemen mencakup fungsi-fungsi : Perencanaan (Penetapan apa yang akan dilakukan), Pengorganisasian (perancangan dan penugasan kelompok kerja), Penyusunan Personalia (penarikan, seleksi, pengembangan, pemberian kompensasi dan penilaian presttasi kerja), Pengarahan (motivasi, kepemimpinan, integrasidan pengelolaan konflik) serta pengawasan.

Dalam bentuk kerangka, definisi tersebut akan tampak sebagai berikut:

      1. fungsi- fungsi manajemen

Ø  Perencanaan (planning)

Ø  Pengorganisasian (organizing)

Ø  Pengarahan (directing)

Ø  Pengendalian (Controling )

      2. Fungsi-fungsi operasional

Ø  Pengadaan tenaga Kerja (procurement)

Ø  Pengembangan (development)

Ø  Kompensasi

Ø  Integrasi

Ø  Pemeliharaan (maintenance)

Ø  Pemutusan hubungan kerja (separation)

v  Perencanaan (Planning)

Perencanaan berarti penentuan program personalia yang akan membantu tercapainya sasaran yang telah disusun untuk perusahaan itu. Dengan kata lain proses penentuan akan melibatkan partisipasi aktif dan kesadaran penuh dari Manajer personalia, dengan keahliannya dalam bidang sumber daya manusia.

v   Pengorganisasian (organizing)

Organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan, manajer personalia menyusun suatu organisasi dengan merancang struktur hubungan antara pekerjaan , personalia, dan faktor-faktor fisik . Apabila serangkaian tindakan telah ditentukan, organisasi harus disusun untuk melaksanakannya.

v  Pengarahan (directing)

Fungsi sederhana dari pengarahan adalah untuk membuat atau mendapatkan karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan (pemberian perintah)

v  Pengendalian (controlling)

Pengendalian adalah fungsi manajerial yang berhubungan dengan pengaturan kegiatan agar sesuai dengan rencana personalia yang sebelumnya telah dirumuskan berdasarkan analisis terhadap sasaran dasar organisasi

Pengadaan tenaga kerja (procurement)

Fungsi operasional dari manajemen personalia adalah berupa usaha untuk memperoleh jenis dan jumlah yang tepat dari personalia yang diperlukan untuk menyelesaikan sasaran organisasi. Hal-hal yang dilakukan dalam kaitan ini adalah penentuan sumber daya manusia yang dibutuhkan dan perekrutannya, seleksi, dan penempatan . Penentuan sumber daya manusia yang diperlukan harus bersandar pada tugas-tugas yang tercantum pada rancangan pekerjaan yang ditentukan sebelumnya. Dalam tahapan ini diperlukan analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan/ Job Description dan juga pekerjaan/ Job Specification.

Pengembangan (development)

Pengembangan merupakan peningkatan keterampilan melalui pelatihan yang perlu untuk prestasi kerja yang tepat. Kegiatan ini amat penting dan terus tumbuh karena perubahan teknologi, reorganisasi pekerjaan, dan tugas manajemen yang semakin rumit.

Karyawan yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggunjawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar karyawan yang ada dapat lebih menguasai dan ahli dibidangnya masing-masin serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi.

 

Kompensasi (compensation)

Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja karyawan secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah di kemudian hari ataupun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi/ perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada karyawan agar dapat melaksanakan tugas dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi yang bersangkutan dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu.

Integrasi (integration)

Integrasi merupakan usaha untuk menghasilkan suatu rekonsiliasi (kecocokan) yang layak atas kepentingan-kepentingan perorangan (individu), masyarakat , dan organisasi. Definisi ini berpijak atas dasar kepercayaan bahwa masyarakat kita terdapat tumpang tindih kepentingan yang cukup berarti.

Pemeliharaan (maintenance)

Pemeliharaan merupakan usaha untuk mengabadikan angkatan kerja yang mempunyai kemauan dan mampu untuk bekerja. Terpeliharanya kemauan untuk bekerja sangat dipengaruhi oleh komunikasi dengan para karyawan, keadaan jasmani (fisik) karyawan, dan kesehatan serta keselamatan kerja.

Pemutusan Hubungan Kerja (separation)

Jika fungsi pertama manajemen personalia adalah untuk mendapatkan karyawan, adalah logis bahwa fungsi terakhir adalah memutuskan hubungan kerja dan mengembalikan orang-orang tersebut kepada masyarakat. Organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan proses pemutusan hubungan kerja sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan, dan menjamin bahwa warga masyarakat yang dikembalikan itu berada dalam keadaan yang sebaik mungkin.

 Rekrutmen Pegawai

Pengadaan karyawan atau pegawai berhubungan erat dengan kegiatan penarikan tenaga kerja, seleksi dan penempatan tenaga kerja sesuai dengan bidang keahliannya. Penarikan tenaga kerja disini tidak hanya untuk mencari jumlah tenaga kerja saja tetapi juga memperoleh tenaga kerja yang tepat untuk setiap jenis pekerjaan yang ada diperusahaan.

Ada beberapa pengertian rekrutmen menurut beberapa ahli, sebagai berikut:

v Henry Simamora (1997:212) dalam buku koleksi digital Universitas Kristen Petra menyatakan bahwa Rekrutmen (Recruitment) adalah serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian.

v Menurut Randall S. Schuler dan Susan E. Jackson (1997:227) dalam Nanang Nuryanta (2008) rekrutmen antara lain meliputi upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat dalam jumlah tertentu sehingga dari mereka perusahaan dapat menyeleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada.

v Menurut Noe at. all ( 2000 ) rekrutmen didefinisikan sebagai pelaksanaan atau aktifitas organisasi awal dengan tujuan untuk mengidentifikasi dan mencari tenaga kerja yang potensial.

Sebelum organisasi dapat mengisi sebuah lowongan pekerjaan, organisasi tersebut mestilah mencari orang-orang yang tidak hanya memenuhi syarat untuk posisi tersebut,namun juga menginginkan pekerjaan itu.

Suatu organisasi akan dapat mengisi lowongan secara lebih cepat dengan biaya yang rendah pula jika sumber daya rekrutmen digunakan secara optimal. Adapun sumber-sumber rekrutmen terdiri dari:

A. Sumber Eksternal, yaitu penarikan tenaga kerja dari luar perusahaan untuk menempati jabatan yang kosong. Sumber eksternal bisa berasal dari: Catatan-catatan/file lamaran; Walk in Applicants (mendatangi secara langsung); Lembaga-lembaga pendidikan; Open Houses (pelamar datang untuk mendapatkan penjelasan pada watu-waktu yang dikehendakinya); Field Interview (sama dengan open houses, hanya dilakukan diluar kota dengan biaya lebih mahal serta membutuhkan lebih banyak iklan); Tenaga kerja sementara; Part-time dan kontrak; Organization Outplacing Employees; Direct Mail Recruitment; Telephone Recruitment; Pertemuan para profesional, Asosiasi dagang dan pameran; Agen-agen tenaga kerja swasta; dan Iklan Rekrutmen.

Kebaikan- kebaikan dari sumber eksternal:

Ø  Kewibawaan pejabat relatif baik.

Ø  Kemungkinan membawa sistem kerja baru yang lebih baik.

Kelemahan – kelemahan sumber eksternal:

Ø  Prestasi karyawan lama cenderung turun, karena tidak ada kesempatan untuk promosi.

Ø  Biaya perekrutan besar, karena iklan dan seleksi.

Ø  Waktu perekrutan relatif lama.

Ø  Orientasi dan induksi harus dilakukan.

Ø  Turnover cenderung akan meningkat.

Ø  Perilaku dan loyalitasnya belum diketahui.

B. Sumber internal Sumber internal adalah karyawan yang akan mengisi lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, yakni dengan cara memutasikan atau pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan jabatan itu. Pemindahan karyawan itu baik yang bersifat vertikal (promosi ataupun demosi) maupun bersifat horizontal. Jika masih ada karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan, sebaiknya pengisian jabatan tersebut diambil dari dalam perusahaan, khususnya untuk jabatan manajerial. Hal ini sangat penting untuk memberikan kesempatan promosi bagi karyawan yang ada.

Jika lowongan pekerjaan yang kosong diisi oleh orang dalam, berarti dalam perekrutannya adalah melalui karyawan perusahaan tersebut yang dipromosikan, yang mempunyai keahlian sesuai dengan jabatan yang akan diisi. Pengaruhnya terhadap perusahaan  jika lowongan tersebut diisi oleh orang dalam bisa lebih baik jika dilihat dari segi biaya perekrutan, waktu perekrutan dan sebagainya. Dilain hal, perusahaan telah banyak mengetahui kinerja dari karyawan yang dipromosikan tersebut berdasarkan data base yang mereka punya. Dengan demikian tidak ada kekhawatiran dari perusahaan terhadap kemampuan karyawan tersebut. Dan dengan adanya promosi ini akan menimbulkan motivasi bagi karyawan untuk bekerja lebih baik sehingga mempunyai kesempatan untuk menempati posisi yang lebih baik pula.

  Yang perlu diperhatikan jika lowongan yang kosong diisi oleh orang dalam adalah apakah orang atau karyawan tersebut mempunyai potensi sesuai dengan jabatan yang akan diisinya. Karena pada umumnya setiap jabatan dari suatu perusahaan diisi oleh orang – orang dengan potensi yang berbeda – beda dan sedikit saja yang mempunyai potensi yang lebih. Misalkan satu orang karyawan mempunyai kemampuan sebagai leader belum tentu mempunyai potensi sebagai pemasar. Kita tidak akan bisa meningkatkan kinerja seseorang yang pekerjaannya tidak sesuai dengan potensinya, bagaimanapun kita melatih dan memotivasinya. Kinerja yang sebelumnya baik, belum tentu didapat juga jika karyawan tersebut menempati posisi yang tidak sesuai dengan potensinya.

Ada orang yang potensi dan bakatnya adalah menjadi pengikut dan pelaksana. Ia akan bisa menjadi the best sales performer misalnya; namun ketika dipromosikan menjadi supervisor atau manager, bisa saja kinerja dan prilakunya menjadi buruk; yang mengakibatkan perusahaan rugi dua kali: Pertama, kehilangan sales, karena salesman terbaiknya dijadikan supervisor atau manager. Kedua, kehilangan kekompakan team, karena dipimpin oleh bad leader!

Jadi dengan mengetahui bakat serta potensi terbaik seseorang, ia bisa ditempatkan pada posisi yang tepat. Dan dengan tambahan pelatihan dan kepemimpinan yang baik, ia akan bisa mengembangkan potensi dirinya kelevel yang optimal dan menghasilkan prestasi terbaik.

Permasalahan lain yang akan timbul dengan adanya pengisian lowongan kerja dari orang dalam yaitu kekosongan pada posisi atau jabatan yang ditinggalkan oleh karyawan yang mendapatkan promosi tersebut. Jika posisi yang ditinggalkan juga merupakan posisi yang penting tentu saja akan mempengaruhi kerja perusahaan. Apakah yang akan menggantikan mempunyai potensi dan keahlian yang sesuai dengan jabatan tersebut atau tidak. Hal ini akan menimbulkan permasalahan yang sama.

Pengisian lowongan pekerjaan dengan orang dalam juga berpengaruh terhadap masyarakat. Kaitannya yaitu dengan kesempatan bagi masyarakat untuk dapat bekerja diperusahaan tersebut. Jika perusahaan membuka lowongan pekerjaan untuk orang luar tentu saja masyarakat mempunyai kesempatan untuk mendapatkan pekerjaan. Dengan mendapat pekerjaan maka mereka mempunyai penghasilan dan dapat meningkatkan perekonomiannya. Jika perusahaan mampu merekrut beberapa orang dari masyarakat sekitar tentu saja perekonomian masyarakat akan lebih baik.