Arti dan Fungsi Dokumen Ekspor Impor

Dokumen ekspor impor terbagi menjadi 3 kategori yaitu:
1. Dokumen Induk
2. Dokumen Penunjang
3. Dokumen Pembantu

A. Dokumen induk
Dokumen utama yang harus ada dan menjadi persyaratan tak tergantikan. Dokumen induk terdiri dari:
1. Invoice (Faktur Perdagangan)
Nota perhitungan yang dikeluarkan oleh eksportir berisi:

• Jumlah barang (quantity)
• Harga satuan (unit price)
• Harga total (total price)
• Perhitungan pembayaran (payment breakdown)

Invoice adalah alat bukti perhitungan atas transaksi antara eksportir dan importir.
2. Letter of Credit (L/C)
Surat kredit yang dikeluarkan oleh bank devisa atas permintaan importir yang memberi hak kepada eksportir untuk menarik sejumlah uang yang disebut dalam L/C.   L/C merupakan alat bukti pembayaran atas transaksi yang dilakukan oleh eksportir dan importir.
3. Bill of Lading (B/L)
Surat tanda terima barang yang telah dimuat di dalam kapal laut yang juga merupakan tanda bukti kepemilikan barang dan juga sebagai bukti adanya kontrak atau perjanjian pengangkutan barang melalui laut. Istilah yang sama dengan B/L seperti Air Waybill untuk pengangkutan dengan pesawat udara, Railway Consignmnet Note untuk pengangkutan menggunakan kereta api.
4. Polis Asuransi
Surat bukti pertanggungan yang dikeluarkan perusahaan asuransi atas permintaan eksportir maupun importir untuk menjamin keselamatan atas barang yang dikirim dengan membayar premi.

B. Dokumen Penunjang

1.Packing List

Dibuat oleh eksportir yang menerangkan uraian barang yang dipak, dibungkus atau diikat dalam peti. Diperlukan untuk memudahkan pemeriksaan. Uraian barang tersebut meliputi jenis bahan pembungkus dan cara mengepaknya. Nama dan uraian barang harus sama dengan seperti tercantum dalam commercial invoice.
2.  Weight Note
Catatan yang berisi perincian berat dari tiap-tiap kemasan barang seperti yang tercantum dalam commercial invoice. Keterangan berat dari barang-barang yang dikapalkan atas dasar suatu L/C haruslah sama dengan yang tercantum pada dokumen-dokumen pengapalan. Dokumen ini diperlukan untuk mempersiapkan alat-alat pengangkut barang pada saat pemeriksaan barang.
3.  Measurement List
Daftar yang berisi ukuran dan takaran dari tiap-tiap kemasan seperti panjang, tebal, garis tengah serta volume barang. Ukuran dalam dokumen ini haruslah sama dengan syarat-syarat yang tercantum dalam L/C. Volume pengepakan setiap barang tersebut diperlukan untuk menghitung biaya angkut atau keperluan pengangkutan barang.
4.   Inspection Certificate / Surveyor Report
Keterangan tentang keadaan barang yang dimuat oleh independent surveyor, pemeriksa barang atau badan resmi yang disahkan oleh pemerintah dan dikenal oleh dunia perdagangan internasional. Berfungsi sebagai jaminan atas mutu dan jumlah barang, ukuran dan berat barang, keadaan barang, pengepakan barang dan banyak isi pengepakan.
5.  Chemical Analysis
Pernyataan yang dikeluarkan oleh laboratorium kimia yang berisi komposisi kimia dari suatu barang. Dokumen ini juga menjelaskan tentang bahan-bahan dan proporsi serta kandungan bahan yang terdapat dalam barang yang diharuskan pemeriksaannya. Penelitian tersebut dilakukan oleh badan analisa obat-obatan dan bahan-bahan kimia.
6.  Test Certificate/certificate of quality
Keterangan yang berisi hasil analisis laboratorium perusahaan atau badan penelitian independen yang menyatakan hasil ujicoba atas suatu barang atau peralatan mengenai kekuatan, daya tahan, kapasitas dan konstruksinya. Di Indonesia berlaku peraturan yang mengharuskan adanya standarisasi dan pengendalian mutu untuk barang-barang ekspor yaitu dengan menerbitkan sertifikat mutu (certificate of quality).
7.  Manufacturer’s Certificate
Surat pernyataan yang dibuat oleh produsen yang menyatakan bahwa barang tersebut adalah hasil produksinya yang mempunyai merek dagang (trade mark). Diperlukan sebagai bukti keaslian dan jaminan mutu berkaitan dengan patent, trade mark dan lisensi.
8. Certificate of Origin
Surat pernyataan yang ditandatangani oleh pihak yang berwenang untuk membuktikan asal dari suatu barang, digunakan untuk memperoleh fasilitas bea masuk atau sebagai alat penghitung kuota di negara tujuan dan untuk mencegah masuknya barang dari negara terlarang.

C. Dokumen Pembantu

1.Instruction Manual

Keterangan terinci mengenai cara kerja suatu alat.
2.  Layout Scheme
Gambar denah tata letak mesin
3.  Brochure/Leaflet
Buku atau kertas berisi keterangan singkat mengenai suatu produk